De overheid moet goed geïnformeerd zijn en goede informatie kunnen verschaffen om de burger goed te kunnen bedienen. Binnen de Rijksoverheid heeft het programma Open Overheid tot doel om de informatiehuishouding van het Rijk te verbeteren en de openheid te vergroten. Met als eindbestemming: het vertrouwen van de burger herstellen.
Waar hebben we het over als we over informatiehuishouding praten? Willam van Weelden (productmanager Centric), citeert Arre Zuurmond, tot eind 2023 de regeringscommissaris Informatiehuishouding. “Informatiehuishouding is het geheel aan regels, structuren, processen en voorzieningen gericht op het gebruik en het beheer van informatie. Denk aan het creëren, opslaan, ordenen, bewaren, ontsluiten, verstrekken en vernietigen van informatie.” Dat dit bij de overheid niet altijd goed gaat is pijnlijk duidelijk geworden bij de toeslagenaffaire. Het programma Open Overheid zet een keur aan middelen in om het tij te keren. Carel Meijer (programmamanager) noemt er een aantal: “Het actieplan Open op Orde, de inbreng van kennispartner Doc-direkt, de ontwikkeling van dashboards en e-learnings, het DMS, laksoftware (officieel Woo-hulpsoftware) en nog veel meer.” De gemeenschappelijke factor is dat het allemaal gericht is op de uitvoering. Informatiehuishouding is wat Meijer betreft dan ook vooral een middel. “Het is op zichzelf geen strategie, maar wel een belangrijk middel om strategische doelen te bereiken. Namelijk te komen tot een overheid die open, eerlijk, transparant en responsief is.” Om daar aan toe te voegen: “Informatiehuishouding alleen bereikt dit doel niet. Maar om het doel te bereiken, heb je wel een goede informatiehuishouding nodig!”
Casino’s
Meijer heeft zijn expertise in het vakgebied opgedaan in een vorig professioneel leven waarin hij, onder andere, een aantal jaar online casino’s heeft opgezet. “Er zijn veel overeenkomsten tussen die wereld en de overheid. Ook online casino’s moeten aan veel wetgeving voldoen en ook de casino’s beschikken over heel veel informatie. Zij hebben het voor elkaar gekregen om binnen vijf dagen aan informatieverzoeken te kunnen voldoen. Iets wat de overheid, ondanks de termijnen die de Wet open overheid voorschrijft, niet lukt.” Voor een casino staat de vergunning op het spel als men zich niet aan de richtlijnen houdt, voor de overheid is zo’n sanctie er niet. “Maar wat wel op het spel staat is het vertrouwen van de inwoners in die overheid.” Nog een les die Meijer meeneemt uit een vorige carrière (bij Vodacom in Zuid-Afrika) is dat het belang van een goede informatiehuishouding tot in de top van de organisatie bovenaan de agenda staat. “Het begint niet met systemen aanschaffen. Het begint bij de bestuurder en de manager. Die moeten intrinsiek gemotiveerd zijn om niet het slechtste jongetje van de klas te willen zijn als het gaat om het binnen termijn kunnen voldoen aan Woo-verzoeken.”
Samenhang
De uitdaging voor Meijer is om alle generieke projecten en diensten die bij de departementen worden uitgevoerd in het kader van het programma Open Overheid te plotten op vier elementen: zijn er voldoende en de juiste informatieprofessionals; zijn de kaders waarbinnen ze hun taken uitvoeren helder; zijn de systemen op orde; wordt er slim gestuurd met data. De departementen kunnen op basis van kpi’s meten waar ze staan op die vier elementen. Afzonderlijk, maar vooral in samenhang met elkaar, want daar zit de echte meerwaarde. Alle departementen hebben daarvoor de bijbehorende kaders en financiën gekregen. Bovendien is er op instigatie van Arre Zuurmond een conceptvoorstel in de maak voor een Algemene informatiewet. Die is bedoeld om meer samenhang te brengen in bestaande wet- en regelgeving op het gebied van informatiehuishouding en informatievoorziening.
Gemeenten zijn naderbij
Maar wat nog ontbreekt is het perspectief van de lokale overheid. Meijer herkent dat: “Beleid schrijven voor twaalf ministeries is al een uitdaging, laat staat met de gemeenten erbij. Wat niet wil zeggen dat we het niet met de gemeenten moeten doen. Sterker nog, de departementen staan ver van de burger af; de gemeente is veel naderbij. Ik zou graag zien dat we onze meerjarenplannen nog meer afstemmen met de gemeentelijke koepels als de VNG, zodat er uiteindelijke één meerjarenplan komt. Het contact hierover is nu nog wat abstract; dat moet veel meer operationeel worden. Het CIO-Beraad zou daar een mooi platform voor zijn!”
