Een frisse blik op Key2Financiën

Hoe hebben we Key2Financiën ingericht? Kan dat beter? Welke functionaliteit gebruiken we nog niet, maar kan interessant zijn voor ons? De Health Check Key2Financiën geeft antwoord op die vragen. Aan de hand van onder meer vragenlijsten en een technische doorlichting van het systeem, gaat een consultant van Centric in gesprek met de applicatiebeheerder en de gebruikers van het financiële systeem. Onder meer het gebruik van nieuwe functionaliteit en de consistentie van gegevens worden beoordeeld. De aanleiding voor de gemeente Hof van Twente om de Health Check Key2Financiën te doen was bijzonder: ze wonnen het bij een loterij op een klantendag van Centric.

Helemaal opnieuw beginnen

Bas Groeneweg en Lieuwe Hellinga werken op de financiële afdeling van de gemeente Hof van Twente. Groeneweg houdt zich als applicatiebeheerder bezig met Key2Financiën, Hellinga is financieel adviseur en achtervang voor het applicatiebeheer. Ook is hij gebruiker van het systeem.
Hof van Twente werd in 2020 getroffen door een hack, die alle systemen platlegde en de data kaapte. Ook Key2Financiën, dat on-premise draait bij de gemeente. Groeneweg en Hellinga noemen de opbouw die daarop volgde ‘een intensieve en achteraf gezien interessante periode’. Groeneweg: “We moesten voor de inrichting van Key2Financiën over alles nadenken. Als je al twintig jaar met hetzelfde systeem werkt dan is dat best interessant.” Het systeem werd vanuit Excelbestanden helemaal opnieuw ingericht. “Dat hebben we in goede samenwerking met Centric gedaan. Ze dachten echt met ons mee hoe we het zo goed en efficiënt mogelijk konden doen,” vertelt Hellinga. De opbouw duurde tot 2023, toen werden alle financiële processen weer volledig ondersteund door Key2Financiën.

Rapport met aanbevelingen

De Health Check Key2Financiën leverde een rapport met aanbevelingen op voor opties en modules die de gemeente nu nog niet gebruikt. Zoals Factuurherkenning Online, voor het automatisch inboeken van facturen. Hellinga: “Dat kan ons kosten en in ieder geval tijd besparen. We zijn in het kader van het ravijnjaar en de tekorten die op ons afkomen, op zoek naar mogelijkheden om te besparen.” Een andere aanbeveling gaat over de afhandeling van bulknota’s. De gemeente stuurt jaarlijks honderden nota’s voor onder meer het inschrijfgeld voor bouwkavels en de verhuur van restgronden. “Het is voor ons interessant als we deze nota’s in bulk kunnen verwerken. Voor deze koppeling hebben we, naar aanleiding van de Health Check, bij Centric een offerte aangevraagd,” vertelt Groeneweg.

Bewuste afweging maken

Los van de concrete inzichten die de Health Check Key2Financiën opleverde, is het goed om af en toe met een frisse blik naar de applicatie te laten kijken. Groeneweg: “Je denkt zelf misschien wel dat je het goed doet, maar ook dan is het fijn als je dat bevestigd krijgt. De eindconclusie was bij ons dat we de modules die we hebben, goed gebruiken. Voor de modules die we niet gebruiken, bleek het zinvol om die keuze opnieuw tegen het licht te houden. Zodat we daarin een bewuste, nieuwe afweging kunnen maken.”

Zouden ze andere gemeenten de Health Check Key2Financiën aanraden? “Jazeker. Het kan heel verhelderend werken, zeker als je het pakket al jarenlang gebruikt. Je krijgt een goed beeld van de mogelijkheden en je kijkt opnieuw naar de afwegingen die je maakte bij de inrichting van het pakket,” zegt Hellinga. Bovendien krijg je informatie over mogelijkheden die er nog niet waren toen je het systeem inrichtte, of die toen niet interessant waren voor de gemeente, maar dat nu wellicht wel zijn, zegt Groeneweg: “Met de Health Check wordt het financiële pakket in de hele breedte bekeken. Dat vind ik mooi.”